ボランティアの仕事がたまっていたので雨の予報に一気に片付けることにした。各団体からの報告が１００件以上あり取りまとめするのに苦労する、しかも事務局がエクセル中心なのでテキストデータでもエクセルで報告を受けるのだ。エクセルはデータ作業では格段に効率的であるが、テキストを扱うのは非効率になると思っている。それでも週末の会議が終われば久々に渓流釣りに行きたいと思っている。
■エクセルを使う人が多い
ボランティアの団体では、何でもかんでもエクセルで文書を作成する人が多い。なのでワードやパワーポイントで仕事をする人は少ないのが現状である。本来文書はワードで作成してほしいと思っているが、年齢層も高いので出来ないのである。エクセルが使えるだけマシかも知れない・・・
＜何が問題なのか？＞
エクセルはセル（格子状のマス）の塊りになっている、数字はもちろん文字も記入することができる。セル単位で文字や数字を入れてくれれば問題なく処理できる、しかしセルを行のように考えて入力してしまうことが多くセルを跨ってしまうのだ。また文書の体裁を整えるのが大変でうかつに印刷でもしようもなら何ページもわたって印刷されてくることも多い。
実際には私もエクセルを使うことが多い、簡単にグラフを作ることができるし集計することが出来るからである。逆にワードを使うほうが稀である、まああまり文書を作ることが無いので仕方がない。
■今回の対処
エクセルのセルを跨った文書を１つの文書にすることは簡単だ、セル毎の文字を切り取って繋げればよい。しかし大量のテキストデータの場合はどうすれば効率的に行うことが出来るだろう？関数があるかもしれないが思いつかない・・・💦
１００シートに上るエクセルの報告書をまとめるとなると簡単ではない、もちろんエクセルの関数やマクロ機能を使えば出来るかもしれない。しかしマクロを作るのは無理である・・・結局、各エクセルのシートを一つのブックにまとめてしまう既存のマクロを使って１つのファイルにしてしまうことにして。そのファイルをＰＤＦ化してしまうことで文字の全体コピーを出来るようにした。
各エクセルファイル ⇒ １つのブック（シート別）にする※マクロ使用 ⇒ ＰＤＦ化（ブック全体） ⇒ 対象文書をコピー ⇒ エクセルファイル（纏め）に貼り付けていく
■まとめ
私も定年退職組なのでエクセルを使いこなせるわけではない、ワードもエクセルもパワポもなんとか使える程度である。もっと良い方法があれば使いたい。その都度分かる範囲の中で一番効率の良い方法を使うしかない・・・💦
